Konstituerande möte
Direkt efter årsmötet ska styrelsen ha ett konstituerande möte. Styrelsen ska inom sig utse två eller flera personer att teckna föreningens firma, alltid två i förening, samt utfärda attestregler.
Form för mötet
Under vanliga tider utan pandemi så brukar vi ses fysiskt. Det fungerar mestadels inte nu utan då finns det alternativa former för att ha sina styrelsemöten, såsom genom telefon eller digitalt.
Datum/tid
Datum, tid och plats för det konstituerande mötet stämmer överens med årsmötesdatum.
Kallelse
Alla valda till styrelsen deltar vid det konstituerande mötet. Information och dagordning bör gå ut i förväg. Detta för att ledamöterna ska hinna förbereda sig.
Innehåll
Styrelsen beslutar om sin nya sammansättning och konstituerar sig. Rollen för vice ordförande och sekreterare fastställs.
Rätt att teckna firma fastställs, alltid två i förening. Det rekommenderas att välja minst tre personer som firmatecknare i föreningen för att ha en flexiblitet.
Vid behov kan styrelsen kalla till ett ny konstituering om oklarhet uppstår vid frånfälle. Den nya styrelsen anmäls till länsföreningen och till riksförbundet, bland annat via att information läggs upp via medlemsregistret.
Styrelsemötet är ett protokollfört möte med personuppgifter på firmatecknarna. För att styrelsearbetet ska flyta på mellan styrelsemötena bör styrelsen besluta om delegationsordning och attestordning för styrelsens arbete utifrån verksamhetsplanen.
Teckna firma alltid två personer i förening
Alla föreningar i riksförbundet ska välja minst två personer att teckna firma två i förening enligt våra stadgar. Vi intygar även detta till Giva Sveriges kvalitetskod utifrån att vi står för ett Tryggt givande. Även genom vår inköpspolicy tydliggör att vi har minst två firmatecknare. Dagens bokföringsprogram underlättar det praktiska arbetet med att agera två i förening.
Att teckna föreningens firma "var för sig” harmoniserar dåligt med våra stadgar. Hela styrelsen är ansvarig för föreningens ekonomi. Att alltid agera två i förening vid firmatecknandet är korrekt och skapar en trygghet för styrelsen.
Mall till protokollet
Här finns två mallar att använda för ett protokoll. Ladda ner och anpassa efter er förening.