Efter årsmötet

Att tänka på efter årsmötet i föreningen

Riksförbundet har ett uppdrag från våra revisorer att säkerställa att samtliga föreningars handlingar finns tillgängliga, är korrekta och underskrivna. Förbundskansliet hämtar handlingarna från medlemsregistret. Varje år samlar vi in alla föreningars handlingar till vår stora statsbidragsansökan.

Det är också viktigt att föreningens nuvarande och nya medlemmar samt andra intressenter enkelt har tillgång till handlingarna. Låt handlingar från de 3 senaste åren ligga kvar på er hemsida.

Handlingar

Det är följande handlingar som ska finnas på hemsidan. Alla handlingar ska vara underskrivna av ansvariga personer i föreningen:

• Verksamhetsberättelsen (underskriven).
• Ekonomisk berättelse med balans- och resultaträkning.
• Revisionsberättelse (underskriven).
• Årsmötesprotokoll (underskriven).

Handlingarna ska läggas i medlemsregistret

• Årsmöteshandlingarna laddas upp i medlemsregistret av registeransvariga. Genom det så laddas de upp automatiskt på föreningens sida på hemsidan.
• Använd gärna mallarna som är framtagna.
• Lokalföreningen ska också skicka sina handlingar till länsföreningen.

Om ni behöver stöd att lägga upp handlingarna kontakta medlemsservice.

Viktigt! Ladda upp de undertecknade handlingarna så snart som möjligt efter ert årsmöte, eller senast den sista april. Det besparar föreningen mycket administrativt arbete att få in allt i god tid.

Uppgifter om styrelsen i medlemsregistret

Efter årsmötet ska ni också gå in och uppdatera kontaktuppgifterna för valda medlemmar i styrelsen med mera. Fyll i olika uppdrag och markera vilket datum ni gjort ändringen. Tänk på att lägga in vem som också valts till valberedningen och som revisorer. Dessa två funktionerna kommer att synas på föreningens hemsida.

Tänk på att det är värdefullt för föreningen att få med aktuella mejladresser och mobilnummer till alla medlemmar i medlemsregistret. Vi skickar mycket information genom mejl, till exempel nyhetsbrev, föreningsbrev, Förbundsinfo, inbjudningar samt annan riktad information.

Föreningens programvaror och rätt behörighet

Efter det att styrelsen har kommit igång är det lämpligt att se över så att rätt personer har rätt behörighet till föreningens olika programvaror för olika digitala lösningar. Vi har idag många digitala lösningar, en viktig sådan är att varje förening har en e-postlåda genom förbundet.

Sammanfattning kring val till olika uppdrag

Årsmötet väljer ordförande, kassör, ledamöter och ersättare till styrelsen. Samt revisorer, revisorsersättare och valberedning. Alla dessa syns automatiskt på hemsidan när de är uppladdade i medlemsregistret.

Årsmötet väljer också EVO egenvårdsombud samt SO studieorganisatörer (de behöver inte vara ledamot i styrelsen). Det kan vara flera personer.

På konstituerande möte väljs vice ordföranden, sekreteraren och ibland till andra uppdrag. Man beslutar om firmatecknare och attesträtt.

Detta kan vara på ett konstituerande möte eller på vanligt styrelsemöte strax efter årsmötet:

• Styrelsen ska också utse registeransvariga (de kan utse upp till 3 personer som får inlogg förutom ordförande, vice ordförande och kassör som får inlogg automatiskt via medlemsregistret.
• Styrelsen utser webbansvarig. Denne får ett eget lösenord efter att styrelsen anmält personen till it@hjart-lung.se
• Styrelsen utser ansvarig för föreningens e-postlåda info@alingsas.hjart-lung.se Kan vara flera personer, de måste dock dela på samma lösenord, styrelsen meddelar it@hjart-lung.se vilka som ska ha access.

Frågor

För frågor kontakta medlemsservice.