Sekreterarens roll och ansvar
Sekreteraren har en central roll i styrelsen för att hålla ihop möten genom att tillsammans med ordförande förbereda protokoll, göra utskick inför och efter möten med styrelsen, kalla till styrelsemöten samt att skriva protokoll.
Sekreteraren svarar för att protokollen är korrekta och tydligt skrivna. Rollen har en avgörande förutsättning för kvaliteten i hela styrelsens arbete för struktur och ordning. Sekreteraren väljs inom styrelsen vid styrelsens konstituerande sammanträde efter årsmötet.
- Förbereder sammanträden tillsammans med ordförande.
- Ansvarar för att protokoll förs vid olika sammanträden och möten.
- Ansvarar för att protokollen blir justerade och godkända.
- Ansvarar för utskick av brev, kallelser, protokoll med mera.
- Ansvarar för att protokollen med bilagor arkiveras på ett säkert sätt.
- Gör tillsammans med övriga förtroendevalda förslag till verksamhetsberättelse.
- Ser till att årsmöteshandlingar läggs upp underskrivna och klara i medlemsregistret via en registeransvarig.
Föreningens info-adress i mejlen
Sekreteraren kan ha en uppgiften att löpande gå genom och sortera föreningens e-post i den så kallande Infomejlen. Varje förening har en e-postlåda genom förbundet vilket också är föreningens officiella mejladress.
Digital signering av föreningens protokoll och årsmöteshandlingar
Ett nytt sätt att signera protokoll är genom e-signering. Det underlättar för de som ska skriva under handlingar då det görs genom enskildas Bank-ID genom mobilen eller telefonen. Många ABF-kontor brukar ha möjlighet att utbilda styrelsen i digitalisering, kontakta gärna dem för att höra mer.