Hur se över behörigheten till föreningens olika programvaror
Varje förening i Riksförbundet HjärtLung har utsett olika personer för att administrera olika uppdrag i föreningen gällande digitala program, hemsidan med mera. En rekommendation är att styrelsen årligen efter att man har haft sitt konstituerande möte ser över föreningens lösenord generellt och ser över listan för behörighet för medlemsregistret, hemsidan, e-postlådan.
De här programmen finns tillgängliga för föreningen via riksförbundet. Det är varje förenings styrelse ska avgöra vilka i föreningen som har behörighet att gå in i programmen för föreningens räkning samt en rutin som finns för respektive hantering. Detta ska uppdateras regelbundet så att rätt personer har behörighet till:
- Medlemsregistret.
- Föreningens hemsida på www.hjart-lung.se.
- Microsoft Office Outlooks e-postlåda för föreningen (så kallade info-adressen).
- Microsoft Teams för digitala möten.
- Word, excell, forms med mera (ingår i vår licens för Microsoft Offices molntjänst)
Varje förening har en egen lösning för sin bokföring, med program som ofta är digitala. Tänk på att se över behörigheten för dem.
Hur ändra behörighet/ lösenord för följande:
- Medlemsregistret.
Det är registeransvarig som har behörighet att gå in och ändra behörighet i medlemsregistret för nya registeransvariag. Ordförande, vice ordförande och kassör får automatiskt en behörighet när de läggs in i styrelselistan i medlemsregistret via en registeransvarig. Inloggning sker genom individuellt Bank-ID.
- Hemsidan/ webben.
Föreningen ska lägga in sin aktuella webbansvariga i medlemsregistret. Sedan ska man mejla förbundets IT-avdelning för att få tilldelat ett personligt inlogg för hemsidan för webbansvariga samt ta bort de som inte längre har behörighet. En utbildning erbjuds webbansvariga.
- Microsoft Teams molntjänst, inklusive e-postlådan för så kallade Info-adressen.
Föreningen ska utse vilka som ska kunna läsa och administrera föreningens e-postlåda. Alla med behörighet använder samma användarnamn (föreningens formella e-postadress) samt samma lösenord.
Vid behov av att byta lösenord ska föreningen mejla förbundets IT-avdelning. Det skickas till ordföranden i föreningen som sedan sprider till dem som ska ha det.
Ett exempel på en info-adress är "info@stockholm.hjart-lung.se".
För att komma åt förbundets licens för Microsoft Office för föreningarna, till exempel Teams, så är det inlogg genom info-adressen som behövs.