Använd föreningens e-post, dvs. info-adressen

Det är styrelsen i varje förening som bestämmer vilka i föreningen som ska ha behörighet till att administrera e-postlådan.

Rekommendationen är att i början av verksamhetsåret gå genom vilka som ska ha och inte ha access till olika digitala lösningar för föreningen. Passa också på att byta lösenord.

I många föreningen är det sekreteraren som har uppdraget att kolla genom e-posten och att sedan sprida informationen till styrelsen eller den som det kan beröra i föreningen.

Användarnamn och lösenord

Till den här molntjänsten så gäller samma användarnamn och lösenord. Användarnamnet är just info-adressen. Idag är det tvingande i systemet att det endast finns ett lösenord per förening. Behöver man byta så behöver alla berörda ha information om det nya.

En fördel med att ha e-postlådan via molnet är att man kan logga in från olika datorer och paddor, inte bara genom en enhet som finns på ett föreningskansli.

Kopplat till den inloggningen så finns flera olika digitala och användbara verktyg för föreningen. Det finns en kalender i Outlook samt en tjänst för Teams-möten där föreningen kan boka sina digitala möten i Teams.

En molntjänst

Vår licens är kopplad till Microsoft Office 365 och det är förbundskansliet som administrerar lösenordet. Här finns också en stor säkerhet med brandväggar. I licensen för Office 365 finns flera användbara program i en molntjänst. Programvaror för Word, Excell, Forms med mera ingår i er föreningslicens. De nås alla genom just info-adressen.

Exempel på adressen

Så här kan en infoadress se ut; info@uppsala.hjart-lung.se. Eller för länsföreningen; info@dalarnaslan.hjart-lung.se. Även medlemsorganisationerna har en tillgänglig till en infoadress vilken är synlig på deras sida här på riksförbundets hemsida. Alla föreningars info-adress finns synliga på fotsidan på respektive förenings hemsida.

Här är en genväg för dig som redan har en inloggning.

Standardsignatur för föreningens infoadress

För att följa vår kommunikationsstrategi och var tydliga som avsändare så är det viktigt att lägga in en standardsignatur för föreningens e-post. Vi har lagt upp en instruktion om hur man kan göra det.

Att tänka på

• Logga in med dina befintliga inloggningsuppgifter som du eller föreningen har fått. Logga alltid ut ur sidan när du går ur.
• Kommer du inte in med det lösenord föreningen har, dubbelkolla att du har skrivit in det rätt. Ibland kan man skriva fel och då blir man utelåst ur systemet i 30 minuter, innan man kan försöka igen.
• Användarnamnet är samma sak som er info-adress (finns också att hitta i medlemsregistret alternativt hemsidan).
• När en förtroendevald som har haft inloggning till föreningens e-postadress avgår så ta kontakt med IT på Riksförbundet HjärtLung för att ändra er inloggning/lösenord. Detta för att rätt personer ska ha fortsatt tillgång till era inloggningsuppgifter.
• Om ni vill byta lösenord, kontakta oss. Detta ska ske på initiativ av ordföranden helst. Tänk gärna på att byta ut lösenordet varje gång ni har haft årsmöte, eller om hela eller delar av styrelsen byts ut under året.
• Om ni byter lösenordet så byts det för alla berörda i föreningen som behöver ha tillgång till info-adressen. Ett nytt lösenord skickas till ordföranden om inte annat kommuniceras av er till IT.

Frågor

Kontakta oss om du har frågor.