Rekommendationer kring ett digitalt möte

Ljudmiljön

Vi rekommenderar att alla har sina mikrofoner avstängda för att få en så bra ljudmiljö som möjligt. Man trycker själv på sin mikrofon när det är dags att tala och stänger sedan av sin mikrofon när man är klar (en avstängd mikrofon har ett streck över sig).

Datorn behöver ha en mikrofon installerad för att du ska kunna höras på mötet.

Vi rekommenderar alla att använda egna hörlurar.

Om det är ett dåligt ljud eller bild så kan det bero på:

• Att bredbandslösningen inte orkar, konkurrens på nätet. 
• Din hemmautrustning fungerar dåligt.
• Du behöver höja ljudet på din egen högtalare.
• Att deltagare inte använder headset.

Bild och kameran

Det är ett videomöte och därför trevligt att ha kameran på. Använder du en smartphone kan det dock dra mycket batteri och då kan det var okej att man stänger av kameran när man inte talar. Om bredbandsuppkopplingen är dålig så rekommenderar vi också att man stänger av sin kamera.

För att alls få fram en bild så behöver datorn ha en kamera installerad. 

Du kan själv göra så att en person syns bättre hos dig genom att trycka på funktionen med tre prickar efter namnet och välja Fäst (häftstift).

Att hitta funktionerna

När man drar med muspekaren över skärmen så visas en menyrad med olika funktioner. I surfplattan och smartphone tappar man på skärmen med fingret, så dyker funktionerna upp.

Viktiga funktioner är:

• En lista över deltagare
• Visa konversation /en möteschatt
• Räcka upp en hand
• Kameran
• Mikrofon
• Dela dokument
• Lämna mötet

Man kan som värd för mötet stänga av allas mikrofoner men däremot inte sätta igång enskilda personers mikrofoner igen. Varje deltagare kan stänga och sätta på sin egen mikrofon och kamera (är det ett streck över så är den avstängd).

Räck upp en hand

Mötesordföranden fördelar vanligtvis ordet. Det finns en funktion med en hand, med vilken man begär ordet. Du trycker själv på handen när du vill ha ordet och tar bort den när du är klar. Om man inte får igång handen får man begära ordet genom att säga något eller att vifta. Alla som trycker på en hand hamnar i talarlista som syns i Deltagarlistan i den ordning man begärt ordet.

Möteschatten

I möteschatten (visa konversation) kan du skriva korta meddelanden eller frågor till gruppen. Möteschatten ligger kvar efter att mötet är avslutat och ses av alla i mötet.

Teknisk support i gruppen

Om man är många till antalet samt många ovana användare på det digitala mötet, då är det bra att utse någon i gruppen som håller ett extra öga på deltagarlistan för att hjälpa till att stänga av ljudet och ta bort handen för de som glömmer. Det gör att mötesordförande lugnare kan hålla i mötet.

Med fördel så är det samma person som också gjort mötesinbjudan. Man trycker på de tre prickarna efter en persons namn i deltagarlistan för att hitta möjligheten att både stänga av en annan persons mikrofon eller sluta att räcka upp handen.

Träna innan att gå in i ett möte

Det är bra att gå in i en möteslänk och testa i förväg. Det är skönt att veta att man kommer in i mötet i god tid i Teams innan mötet ska börja. Det är trevligt att ta till lite tid för småsnack i början av mötet så att alla hinner komma igång. Var inte rädd för tystnaden i mötet, vilket kan bero på att alla lyssnar med ljudet av. Vi lär oss alla nu att ha digitala möten.