Arkivering av föreningens handlingar
Föreningens handlingar från årsmöten och styrelsemöten är viktiga att spara över tid. Vi har som del i en folkrörelse ett ansvar att spara för historisk dokumentation.
Vi rekommenderar föreningen att spara handlingar för de senaste 7 åren och ha dem tillgängliga. Äldre handlingar sorteras och arkiveras på ett lokalt folkrörelsearkiv.
Vad ska sparas och vem gör det
I arkivet sparas årsmöteshandlingar, styrelseprotokoll och handlingar, verksamhetsplaner och budget.
För att få ordning i arkivet bör man utse en arkivansvarig. Ofta ligger det i sekreterarens roll men det bestäms av styrelsen. Roligast är att göra det tillsammans. Den ansvariges huvuduppgift blir att hålla arkivhandlingarna ordnade och samlade, men också skydda dem mot brand, fukt och andra angrepp. Ett sätt är att spara inscannade kopior i en digital molntjänst.
Förbundets licens för molntjänst
Varje förening i förbundet har en molntjänst genom Microsoft kopplad till sin Infoadress. Där finns exempelvis OneDrive som kan användas för att samla handlingar. På så sätt ligger de samlade och är lätt för föreningen att komma åt.
Folkrörelsearkiv
Det finns olika lösningar för folkrörelsearkivering i landet. Sök fram folkrörelsearkiv på internet för att hitta det som finns närmast er förening. Där är de behjälpliga med mer information och tips.
På föreningens hemsida via medlemsregistret
Varje förening ska lägga upp årsmöteshandlingarna i medlemsregistret. Då synliggörs de automatiskt på föreningens hemsida. Det är endast de senaste tre upplagorna som är synliga på hemsidan via registret. Har ni lagt upp dem separat på hemsidan via webbverktyget så rekommenderar vi att de syns i tre år. Arkivering av handlingarna sker på annan plats.
Handlingar att lägga upp på hemsidan:
- Verksamhetsberättelsen
- Ekonomiska berättelsen
- Revisionsberättelsen
- Årsmötesprotokoll