Arkivering av föreningens handlingar
Föreningens handlingar från årsmöten och styrelsemöten är viktiga att spara över tid. Här kommer tips om arkivering.
Ett arkiv hos en förening består dels av handlingar som upprättats hos föreningen, dels vissa handlingar som inkommit till föreningen.
Man arkiverar av olika anledningar, exempelvis för att det är praktiskt och ekonomiskt eller av juridiska skäl.
För att få ordning i arkivet bör man utse en arkivansvarig. Ofta ligger det i sekreterarens roll men det bestäms av styrelsen. Den ansvariges huvuduppgift blir att hålla arkivhandlingarna ordnade och samlade, men också skydda dem mot brand, fukt och andra angrepp. Ett sätt är att spara inscannade kopior i en digital molntjänst.
Det rekommenderas att spara handlingar tillgängligt för de senaste 7 åren. Äldre handlingar sorteras och arkiveras exempelvis på ett lokalt folkrörelsearkiv.
Folkrörelsearkiv
Olika lösningar för folkrörelsearkivering finns i landet. Det bästa sättet kan vara att söka på folkrörelsearkiv på internet för att hitta det som finns närmast er förening. Där är de behjälpliga med mer information och tips.
Föreningens hemsida
Genom medlemsregistret kan idag årsmöteshandlingar sparas och automatiskt synliggöras på föreningens hemsida. Här rekommenderas att ha årsmöteshandlingar synliga för de tre senaste åren. De som är upplagda i medlemsregistet speglas på hemsidan, det är endast de senaste tre upplagorna som är synliga på hemsidan.