Årsmötet

Årsmötet är kärnan i föreningens demokrati och därmed i själva föreningen och dess funktion. Lokalföreningen har sitt årsmöte senast sista februari vart år och länsföreningen har sitt årsmöte senast sista mars vart år. Kongressen är vart tredje år.

Datum och plats

Datum, tid och plats för årsmötet beslutas av styrelsen i god tid. Välj ett datum och en plats så att så många som möjligt kan komma. Tänk på att väja en lokal anpassad för alla.

Kallelse

Samtliga medlemmar ska kallas till årsmötet på det sätt som beskrivs i stadgarna. Inbjudan kan också innehålla en hänvisning om starka dofter etc. Se i stadgarna när sista datum för när årsmötet ska hållas då det är olika för lokal- och länsföreningar.

Innehåll på årsmötet

På årsmötet ska styrelsen och övriga funktionärer utses, man behandlar motioner och antar riktlinjer, det vill säga verksamhetsplan för verksamhetsåret. I stadgarna finns en dagordning som anger vilka ärenden som ska behandlas under årsmötet.

Årsmötet ska ha en mötesordförande, protokollsekreterare, protokolljusterare och rösträknare som alla väljs i början av mötet enligt stadgarna. Mötesordförande brukar inte vara föreningens ordförande utan någon representant utanför föreningen är att föredra.

Förutom de fasta punkterna enligt stadgarna och dagordningen är mötet också en tid för gemenskap. Ett förslag är att skapa ett ramprogram för dagen där ni inkluderar föreläsningar, pausaktiviteter till exempel pausgympa med någon utav era motionsledare.

Några nyheter från kongressen i maj 2019

  • Reviderade stadgar.
  • En ny punkt till dagordningen efter kongressen 2019 är att fastställa en instruktion för valberedningen och instruktion för revisorerna.  Det handlar om att från årsmötet ge ett medskick till valberedningen och revisorerna. För tydlighets skull behövs ingen auktoriserad revisor annat än på förbundsnivå, länsföreningen kan dock välja att ha en.
  • Enhetlig medlemsavgift.
  • Namnbytet Riksförbundet HjärtLung har nu bytt juridiskt namn. Och eftersom varje förening inom organisationen är en egen juridisk person, så behöver ett byte av nytt juridiskt namn antas på det egna årsmötet, för att ha en handling att skicka till Skatteverket. 

Läs stadgarna noga!

När kallelsen ska skickas ut, senast datum för när mötet måste hållas, dagordning, det vill säga vad som ska tas upp på mötet, och så vidare, finns angivet i stadgarna som gäller för hela organisationen. Riksförbundet HjärtLungs stadgar finns bland ramverken.

Vid kongressen 2019 fastställdes stadgar som gäller för alla nivåer inom organisationen. 

Valberedningens arbete inför årsmötet

Valberedningen är viktiga nyckelspelare i alla demokratiska organisationer. Det är de som ger medlemmarna råd om vem eller vilka som lämpligast företräder dem i olika förtroendeuppdrag. Valberedningen samlar upp nomineringar, kartlägger och gör förslag till styrelsens sammansättning. Stort kontaktnät är en viktig tillgång för uppdraget men också en känsla för hur människor jobbar tillsammans. Gå ut brett och skicka gärna hem personliga brev till alla medlemmar om att ni söker nya kandidater till styrelsen.

Handlingar efter årsmötet

Efter årsmötet finns en hel del efterarbete kvar att göra. Årsmötesprotokollet ska skrivas och därefter justeras. Styrelsen ska efter verksamhetsårets slut rapportera till riksförbundet och länsföreningen enligt riksförbundets anvisningar, enligt stadgarna §10 Allmänna bestämmelser.

Nedan har vi listat fyra punkter för att underlätta ert arbete med föreningens hemsida och register efter årsmötet.

1. Handlingar att rapportera in.

Det är följande fyra dokument som ska rapporteras in vilket görs genom att de publiceras på föreningens hemsida:

  • Verksamhetsberättelse 
  • Ekonomisk berättelse (balans- och resultaträkning)
  • Revisionsberättelse
  • Justerat årsmötesprotokoll (för det år som mötet äger rum)

Handlingarna måste vara godkända av årsmötet och korrekt underskrivna. 

Om ni inte har möjlighet  att lägga upp handlingarna på hemsidan ber vi att ni skickar in dem till oss. Gärna scannade eller tydligt fotograferade dokument via mejl till info@hjart-lung.se eller per post. 

Om ni publicerar handlingarna på er hemsida behöver ni inte skicka in dem till oss.

Vi rekommenderar er att spara ca 3 års handlingar på hemsidan.

2. Meddela riksförbundet när föreningens hemsida är uppdaterad

När ni har uppdaterad föreningens hemsida med de fyra dokumenten ska ni meddela riksförbundet detta via mail: info@hjart-lung.se

Varför är det här så viktigt? 

Riksförbundet har i uppdrag från revisorerna att säkerställa att samtliga handlingar finns tillgängliga och är korrekta och underskrivna eftersom det viktiga statsbidraget till vår organisation annars riskeras. En ytterligare fördel är att föreningens medlemmar och andra intressenter enkelt har tillgång till handlingarna och ett mindre antal brevutskick behövs.                                 

3. Uppdatera alla ändringar i styrelse- och kontaktuppgifter på hemsidan och i förenings- och medlemsregistret

Direkt efter årsmötet ska alla styrelseuppgifter uppdateras på både hemsidan samt i förenings- och medlemsregistret. Det är viktigt att alla kontaktuppgifter är rätt då det är via registret vi skickar viktig information till de förtroendevalda och via hemsidan som medlemmarna kontaktar er. Det är väldigt bra att få med så många e-postadresser till våra medlemmar som möjligt. 

Varför är det här viktigt?

Registret är lite som HjärtLungs ”ryggrad”. Här framgår vilka som representerar styrelsen och har andra förtroendeuppdrag. När vi skickar information, kursinbjudningar och annat hämtar vi adressuppgifter och e-postuppgifter från registret, varför det är viktigt att rätt uppgifter ligger inne.

Under senvåren brukar vi bjuda in exempelvis alla eftervårdsombud och studieorganisatörer till höstens konferenser. Då är det viktigt att de som är valda till dessa uppdrag vid senaste årsmötet får sina inbjudningar. Av föreningens kontaktuppgifter framgår information som bland annat behövs för att vi och andra ska kunna kommunicera med föreningen.

4. Fyll i ändringsdatum i förenings- och medlemsregistret

När ni genomfört ändringarna i föreningsregistret ber vi er fylla i aktuellt ändringsdatum på er föreningsbild i rutan ”Föreningens kontakt- och styrelseuppgifter uppdaterade”.

Vi ber att ni tillhandahåller efterfrågade handlingar och gör era uppdateringar så snart som möjligt efter ert årsmöte.

För hjälp, kontakta