Rekommendationer kring ett digitalt möte

Ett föreningsmöte digitalt är det samma som ett vanligt fysiskt föreningsmöte. Det behövs en dagordning, mötesrutiner och talarordning om man är många på mötet. Här är rekommendationer och tips för att ni ska få till ett så pass bra möte som möjligt. 

Ljudmiljön

Vi rekommenderar att alla har sina ljud avstängda för att få en så bra ljudmiljö som möjligt. Man trycker själv på sin mikrofon när det är dags att tala och stänger sedan av sin mikrofon när man är klar (en avstängd mikrofon har ett streck över sig).

Datorn behöver ha en mikrofon installerad för att du ska kunna höras på mötet.

Vi rekommenderar alla att använda egna hörlurar.

Om det är ett dåligt ljud eller bild så kan det bero på:

  • Att många utnyttjar tjänsten samtidigt, konkurrens på nätet. 
  • Din hemmautrustning fungerar dåligt.
  • Du behöver höja ljudet på din högtalare.
  • Ett headset behövs hos de som talar och som lyssnar.

Bild och kameran

Det är ett videomöte och därför trevligt att ha kameran på. Använder du en smartphone kan det dock dra mycket batteri och då kan det var okej att man stänger av kameran när man inte talar. Om bredbandsuppkopplingen är dålig så rekommenderar vi också att man stänger av sin kamera.

För att alls få fram en bild så behöver datorn ha en kamera installerad. Om man är fler än nio på mötet så syns de senaste nio personerna som talat i bild. Övriga finns med på mötet, syns i deltagarlistan, men syns inte för tillfället i bild.

Du kan själv göra så att en person syns bättre genom att trycka på funktionen med tre prickar efter namnet och välja Fäst (häftstift).

Att hitta funktionerna

När man drar med muspekaren över skärmen så visas en menyrad med olika funktioner. I surfplattan och smartphone tappar man på skärmen med fingret, så dyker funktionerna upp.

Viktiga funktioner är:

  • En lista över deltagare
  • Visa konversation /en möteschatt
  • Räck upp en hand
  • Kamera
  • Mikrofon
  • Dela dokument
  • Lämna mötet

Man kan som värd för mötet stänga av allas mikrofoner men inte sätta igång enskilda personers mikrofon igen. Varje deltagare kan stänga och sätta på sin egen mikrofon och kamera (är det ett streck över så är den avstängd)

Räck upp en hand

Mötesordföranden fördelar vanligtvis ordet. Det finns en funktion med en hand, med vilken man begär ordet. Du trycker själv på handen när du vill ha ordet och tar bort den när du är klar. Om man inte får igång handen får man begära ordet genom att säga något eller att vifta.

Möteschatten

I möteschatten (visa konversation) kan du skriva korta meddelanden eller frågor till gruppen. Möteschatten ligger kvar efter att mötet är avslutat och ses av alla i mötet.

Teknisk support i gruppen

Om man är många till antalet samt med många ovana användare på det digitala mötet, är det bra att utse någon i gruppen som håller ett extra öga på deltagarlistan för att hjälpa till att stänga av ljudet och ta bort handen för de som glömmer. Det gör att mötesordförande lugnare kan hålla i mötet. Med fördel så är det samma person som också gjort mötesinbjudan. Man trycker på de tre prickarna efter en persons namn i deltagarlistan för at hitta möjligheten att stänga av en annan persons mikrofon eller sluta att räcka upp handen.

Träna innan

Det är bra att gå in och testa i förväg. Att man kommer in i mötet och att vara inne i god tid i Teams innan mötet ska börja. Det är trevligt att ta till lite tid för småsnack i början av mötet så att alla hinner komma igång. Var inte rädd för tystnaden i mötet, vilket kan bero på att alla lyssnar med ljudet av. Vi lär oss alla nu att ha digitala möten.