Årsmötet

Årsmötet är kärnan i föreningens demokrati och därmed i själva föreningen och dess funktion. 

Datum och plats

Datum, tid och plats för årsmötet beslutas av styrelsen i god tid. Välj ett datum och en plats så att så många som möjligt kan komma. Tänk på att väja en lokal anpassad för alla.

Kallelse

Samtliga medlemmar ska kallas till årsmötet på det sätt som beskrivs i stadgarna. Inbjudan kan också innehålla en hänvisning om starka dofter etc. Se i stadgarna när sista datum för när årsmötet ska hållas då det är olika för lokal och länsföreningar.

Innehåll

På årsmötet ska styrelsen och övriga funktionärer utses, man behandlar motioner och antar riktlinjer, det vill säga verksamhetsplan för verksamhetsåret. I stadgarna finns en dagordning som anger vilka ärenden som ska behandlas under årsmötet.

Årsmötet ska ha en mötesordförande, protokollsekreterare, protokolljusterare och rösträknare som alla väljs i början av mötet enligt stadgarna. Mötesordförande brukar inte vara föreningens ordförande utan någon representant utanför föreningen är att föredra.

Förutom de fasta punkterna enligt stadgarna och dagordningen är mötet också en tid för gemenskap. Ett förslag är att skapa ett ramprogram för dagen där ni inkluderar föreläsningar, pausaktiviteter till exempel pausgympa med någon utav era motionsledare.

Läs stadgarna noga!

När kallelsen ska skickas ut, senast datum för när mötet måste hållas, dagordning, det vill säga vad som ska tas upp på mötet, och så vidare, finns angivet i stadgarna som gäller för hela organisationen. Riksförbundet HjärtLungs stadgar finns under dokument och information.

Valberedningens arbete inför årsmötet

Valberedningen är viktiga nyckelspelare i alla demokratiska organisationer. Det är de som ger medlemmarna råd om vem eller vilka som lämpligast företräder dem i olika förtroende-uppdrag. Valberedningen samlar upp nomineringar, kartlägger och gör förslag till styrelsens sammansättning. Stort kontaktnät är en viktig tillgång för uppdraget men också en känsla för hur människor jobbar tillsammans. Gå ut brett och skicka gärna hem personliga brev till alla medlemmar om att ni söker nya kandidater till styrelsen.

Läs mer om valberedningens uppdrag

Efter årsmötet

Handlingar  

Efter årsmötet finns en hel del arbete kvar att göra. Protokollssekreteraren ska skriva klart årsmötesprotokollet som sedan justeras av protokolljusterarna.

När protokollet är slutjusterat ska det, tillsammans med andra handlingar skickas till länsföreningen och riksförbundet, det gäller:

  • Den av årsmötet för föregående år godkända verksamhetsberättelsen
  • Ekonomiska berättelsen (balans- och resultaträkning)
  • Revisionsberättelsen, undertecknad av föreningens revisorer

Föreningens medlemmar bör också få ta del av samtliga handlingar.

Anledningen till att förbundet måste få in handlingarna är för att förbundets egna revisorer måste säkerställa att vi har tillgång till alla föreningars korrekt underskrivna och av årsmötet godkända handlingar vid tillfället då denne skriver nödvändigt revisorsintyg till t ex förbundets statsbidragsansökan som i sin tur gynnar hela organisationen.

 

Uppdatera föreningens hemsida med handlingar och föreningens förtroendevalda

Publiceras handlingarna på webben behöver de inte skickas in per post till förbundet. En annan fördel är att föreningens medlemmar och andra intressenter enkelt har tillgång till handlingarna och inga postutskick behöver ske vilket frigör tid för annan verksamhet. Meddela förbundskansliet på info@hjart-lung.se om föreningen lägger upp handlingarna på webben så vi vet och behöver då  inte besvära föreningen med påminnelser. 

Kom också ihåg att uppdatera uppgifter om vilka som sitter styrelsen efter årsmötet så att inte gamla uppgifter finns kvar. Detsamma gäller övriga förtroendeuppdrag  och föreningsuppgifter. 

Snarast efter årsmötet, dock senast den 30 april ska förbundet få tillgång till föreningens handlingar och korrekta uppgifter enligt nedanstående avsnitt. 

Uppdatera föreningens medlems-/föreningsregister med aktuella förtroendevalda efter årsmötet

Det är föreningens registeransvarig som uppdaterar föreningens register så att aktuella uppgifter om förtroendevalda och kontaktuppgifter finns i registret. I nära anslutning efter årsmötet är det viktigt att justera dessa uppgifter så att inte gamla uppgifter finns kvar.