Påminnelse - Efter genomförda årsmöten

Handlingar 

Efter ett genomfört årsmöte finns en hel del arbete kvar att göra. Protokollssekreteraren ska skriva klart årsmötesprotokollet som sedan justeras av protokolljusterarna.

När protokollet är slutjusterat ska det, tillsammans med andra handlingar skickas till länsföreningen och riksförbundet, det gäller:

  • Den av årsmötet för föregående år godkända verksamhetsberättelsen
  • Ekonomiska berättelsen (balans- och resultaträkning)
  • Revisionsberättelsen, undertecknad av föreningens revisorer
  • Föreningens medlemmar bör också få ta del av samtliga handlingar.

Anledningen till att förbundet måste få in handlingarna är för att förbundets egna revisorer måste säkerställa att vi har tillgång till alla föreningars korrekt underskrivna och av årsmötet godkända handlingar vid tillfället då denne skriver nödvändigt revisorsintyg till t ex förbundets statsbidragsansökan som i sin tur gynnar hela organisationen.

Uppdatera föreningens hemsida med handlingar och föreningens förtroendevalda

Publiceras handlingarna på webben behöver de inte skickas in per post till förbundet. En annan fördel är att föreningens medlemmar och andra intressenter enkelt har tillgång till handlingarna och inga postutskick behöver ske vilket frigör tid för annan verksamhet. Meddela förbundskansliet på info@hjart-lung.se om föreningen lägger upp handlingarna på webben så vi vet och behöver då inte besvära föreningen med påminnelser.

Kom också ihåg att uppdatera uppgifter om vilka som sitter styrelsen efter årsmötet så att inte gamla uppgifter finns kvar. Detsamma gäller övriga förtroendeuppdrag och föreningsuppgifter.

Snarast efter årsmötet, dock senast den 30 april ska förbundet få tillgång till föreningens handlingar och korrekta uppgifter enligt nedanstående avsnitt.

Uppdatera föreningens medlems-/föreningsregister med aktuella förtroendevalda efter årsmötet

Det är föreningens registeransvarig som uppdaterar föreningens register så att aktuella uppgifter om förtroendevalda och kontaktuppgifter finns i registret. I nära anslutning efter årsmötet är det viktigt att justera dessa uppgifter så att inte gamla uppgifter finns kvar.